Zapytanie ofertowe – sala, catering

Zaproszenie-Zapytanie ofertowe

Zaproszenie do składania ofert

na wynajem sali konferencyjnej oraz realizację usługi cateringowej  

podczas Corocznego Spotkania NGO powiatu włodawskiego

w ramach projektu Włodawskie Centrum Informacji  i Wspomagania Organizacji Pozarządowych

 

 I.        Postanowienia wstępne

  1. Postępowanie odbywa się zgodnie z § 20 Umowy o dofinansowanie projektu nr UDA – POKL.05.04.02-00-468/10 z dnia 08.10.2010r. „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: Priorytet V- Dobre rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego Sektora, Poddziałanie 5.4.2 Rozwój Dialogu Obywatelskiego dofinansowanego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
  2. Zamawiającym jest Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu we Włodawie, Al. J. Piłsudskiego 41, 22-200 Włodawa
  3. Zama­wia­jący nie jest zobli­go­wany do sto­so­wa­nia ustawy Prawo Zamó­wień Publicz­nych. Przedmiotowe zapytanie nie jest prowadzone zgodnie z Ustawą PZP.
  4. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami dostępne jest na stronie www.wolontariat-wlodawa.cba.pl, oraz w biurze Projektu „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych”
  5. KOD CPV: 70220000 -9 – Usługi wynajmu lub leasingu  nieruchomości innych niż mieszkanie
  6. KOD CPV: 55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

II.      Przedmiot zamówienia

  1. Przedmiotem zamówienia jest Usługa:

a)  wynajem sali konferencyjnej dla 60 osób  w dniu  10 kwietnia 2014r.,  w godz. od 9:00 do 15:00

b) przygotowanie i obsługa cateringu dla 60 osób podczas Corocznego Spotkania NGO powiatu włodawskiego w ramach projektu Włodawskie Centrum Informacji  i Wspomagania Organizacji  Pozarządowych

  1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera minimalne wymagania stawiane przez Zamawiającego, których spełnienie będzie weryfikowane na etapie oceny formalnej.

a)      Sala konferencyjna : sala mieszcząca co najmniej 60 osób, wyposażona w ekran projekcyjny, projektor,

Internet bezprzewodowy. Sala musi spełniać wymogi bezpieczeństwa, posiadać warunki   akustyczne i oświetleniowe pozwalające na   komfortowy i bezpieczny udział w spotkaniu. Musi mieć  dostęp do światła dziennego. Musi posiadać zaplecze sanitarne.

b) Catering powinien składać się z:

  • serwis kawowy przed rozpoczęciem spotkania oraz w przerwie;
  • lunch – w formie stołu szwedzkiego :

Składniki obowiązkowe:   dwa dania gorące,  wędliny, sery, przystawki zimne, pieczywo,  sałatki (2 rodzaje), napoje zimne i gorące,   owoce, ciasto.

Oferent zapewni salę konferencyjną i wyżywienie na terenie jednego budynku.

Wybrany  zostanie jeden Oferent.

III.    Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy:

1)      Którzy nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo

a)      przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na:

  • Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  • Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
  • Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  • Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia (ocena formalna).

Oferty Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnienie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do oceny zgodnie z kryteriami oceny merytorycznej.

IV.     Termin i miejsce złożenia oferty

Zainteresowani realizacją przedmiotu zamówienia powinni złożyć lub przesłać pisemną ofertę
na adres: Biuro Projektu „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych” ul. Reymonta 12, 22-200 Włodawa  do dnia 20.03.2014 r. do godziny 12:00.

Nie dopuszcza się składania ofert faksem i drogą elektroniczną (skan oferty).

V.       Termin związania ofertą

Oferent związany jest ofertą przez 30 dni od dnia złożenia oferty.

VI.     Sposób porozumienia się Zamawiającego z oferentami

  1. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktów z oferentami jest

p. Krystyna Kończal tel. 723 055 723
Kontakt w dni robocze w godzinach 900– 1700

2. Wszelkie pytania i wątpliwości związane z niniejszym postępowaniem należy zgłaszać   w  formie pisemnej na adres mailowy krystb@poczta.onet.pl do dnia 18.03.2014 r.

 VII.   Oferta

  1. Oferta powinna być sporządzona czytelnie w języku polskim i umieszczona w zaklejonej kopercie z podaniem danych adresowych oferenta i adnotacją:

„Dotyczy zapytania ofertowego –  wynajem sali i catering – Projekt „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych”

  1. Oferta powinna zawierać:
  • wypełniony formularz ofertowy (zał. nr 1);
  • wypełnione i podpisane oświadczenie Wykonawcy o nie powiązaniu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (zał. nr 2).
  • Dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów koniecznych (pkt. II.2) oraz kryteriów oceny.

W przypadku ich braku oferta zostanie odrzucona ze względów formalnych lub nie zostaną  przyznane punkty oceny merytorycznej.

  1. Powyższe dokumenty i oświadczenia muszą być w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. Brak powyższych informacji lub ich niezgodność z zapytaniem ofertowym stanowić będzie o odrzuceniu oferty z powodów formalnych.
  2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

VIII.           Ocena ofert

  1. Ocena ofert jest dwuetapowa: I etap – ocena formalna i II etap – ocena merytoryczna.
  2. Ocena formalna ma na celu sprawdzenie czy oferty spełniają formalne wymagania wynikające z treści zapytania ofertowego.
  3. Zamawiający odrzuca oferty, jeżeli:

1)   oferta została złożona po wyznaczonym terminie lub/i w niewłaściwym miejscu,

2)   do oferty nie załączono wszystkich wymaganych dokumentów wymienionych w pkt. VII,

3)   oferta nie jest zgodna z wymaganiami wynikającymi z zapytania ofertowego.

  1. Oferty spełniające kryteria oceny formalnej zostaną dopuszczone do oceny merytorycznej
    i wyboru oferty najkorzystniejszej.
  2. Kryteria oceny i ich znaczenie:

Kryteria oceny i ich znaczenie:      Cena  – 100 %   wyliczana wg wzoru:

Cena oferowana brutto najtańszej oferty

Ilość punktów = —————————————————————– x 100

Cena ofertowa brutto ocenianej oferty

  1. Porównaniu podlegać będą Oferty pod względem ceny.
  2.  Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z oferentami, których oferty zostały wybrane.
  3. Zamawiający niezwłocznie po wybraniu oferty albo zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru, powiadamia oferentów o ich wynikach albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.
  4. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy.

Postanowienia końcowe

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

–      odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyny,

–      zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,

–      zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,

–      żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania,

–      wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia.

  1. Zamawiający od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia.

Załączniki:

  • Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1);
  • Wypełnione i podpisane oświadczenie Wykonawcy o nie powiązaniu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (załącznik nr 2);
  • propozycja jadłospisu (załącznik nr 3);

 

………………………..………………..

Zamawiający

Załącznik nr 1 

Formularz oferty

Imię i nazwisko Wykonawcy…………………………………………………………………………………………..

Adres Wykonawcy: ………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nr telefonu…………………………………………………………………………………………………………………

Nr faksu ……………………………………………………………………………………………………………………..

E-mail: ……………………………………………………………………………………………………………………….

Nr NIP ………………………………………………………………………………………………………………………..

Nawiązując do zaproszenia do złożenia oferty na Usługę:

a)  wynajem sali konferencyjnej dla 60 osób  w dniu  10 kwietnia 2014r.,  w godz. od 9:00 do 15:00

b) przygotowanie i obsługa cateringu dla 60 osób podczas Corocznego Spotkania NGO powiatu włodawskiego w ramach projektu Włodawskie Centrum Informacji  i Wspomagania Organizacji  Pozarządowych

oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami opisu przedmiotu za cenę

Cena wynajmu sali konferencyjnej  (koszt) brutto …………………………………… PLN

(słownie………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..)

w tym podatek VAT w wysokości ………………… PLN ………………… %

Cena za  przygotowanie i obsługę cateringu dla 60   (koszt) brutto …………………………………… PLN

(słownie………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..)

w tym podatek VAT w wysokości ………………… PLN ………………… %

Razem:  …………………………………………………. PLN (słownie ………………………………………………………………………………………)

  1. Oświadczam, że zapoznałem się z Zaproszeniem do składania ofert i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz, że zdobyłem konieczne informacje do przygotowania oferty.
  2. Jestem związany/a niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.

 

……………………..……………………………….

Data i  podpis 

   Załącznik  Nr 2

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

Oświadczam, że nie jesteśmy/ nie jestem podmiotem powiązanym z zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

 

……………………………….                                                         ………………………………………

/miejscowość i data/                                                                                          /pieczęć Wykonawcy/

 

                                                                                                                                                                Załącznik  Nr 3

PROPOZYCJA MENU:

1.       Dania zimne:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

2.       Dania gorące:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

3.       Ciasta i napoje:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

4.       Owoce:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Zaproszenie-Zapytanie ofertowe