Zaproszenie-Zapytanie ofertowe
Zaproszenie do składania ofert
na wynajem sali konferencyjnej oraz realizację usługi cateringowej
podczas Corocznego Spotkania NGO powiatu włodawskiego
w ramach projektu Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych
I. Postanowienia wstępne
- Postępowanie odbywa się zgodnie z § 20 Umowy o dofinansowanie projektu nr UDA – POKL.05.04.02-00-468/10 z dnia 08.10.2010r. „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: Priorytet V- Dobre rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego Sektora, Poddziałanie 5.4.2 Rozwój Dialogu Obywatelskiego dofinansowanego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
- Zamawiającym jest Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu we Włodawie, Al. J. Piłsudskiego 41, 22-200 Włodawa
- Zamawiający nie jest zobligowany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Przedmiotowe zapytanie nie jest prowadzone zgodnie z Ustawą PZP.
- Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami dostępne jest na stronie www.wolontariat-wlodawa.cba.pl, oraz w biurze Projektu „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych”
- KOD CPV: 70220000 -9 – Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie
- KOD CPV: 55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
II. Przedmiot zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest Usługa:
a) wynajem sali konferencyjnej dla 60 osób w dniu 10 kwietnia 2014r., w godz. od 9:00 do 15:00
b) przygotowanie i obsługa cateringu dla 60 osób podczas Corocznego Spotkania NGO powiatu włodawskiego w ramach projektu Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych
- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera minimalne wymagania stawiane przez Zamawiającego, których spełnienie będzie weryfikowane na etapie oceny formalnej.
a) Sala konferencyjna : sala mieszcząca co najmniej 60 osób, wyposażona w ekran projekcyjny, projektor,
Internet bezprzewodowy. Sala musi spełniać wymogi bezpieczeństwa, posiadać warunki akustyczne i oświetleniowe pozwalające na komfortowy i bezpieczny udział w spotkaniu. Musi mieć dostęp do światła dziennego. Musi posiadać zaplecze sanitarne.
b) Catering powinien składać się z:
- serwis kawowy przed rozpoczęciem spotkania oraz w przerwie;
- lunch – w formie stołu szwedzkiego :
Składniki obowiązkowe: dwa dania gorące, wędliny, sery, przystawki zimne, pieczywo, sałatki (2 rodzaje), napoje zimne i gorące, owoce, ciasto.
Oferent zapewni salę konferencyjną i wyżywienie na terenie jednego budynku.
Wybrany zostanie jeden Oferent.
III. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy:
1) Którzy nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo
a) przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na:
- Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia (ocena formalna).
Oferty Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnienie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do oceny zgodnie z kryteriami oceny merytorycznej.
IV. Termin i miejsce złożenia oferty
Zainteresowani realizacją przedmiotu zamówienia powinni złożyć lub przesłać pisemną ofertę
na adres: Biuro Projektu „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych” ul. Reymonta 12, 22-200 Włodawa do dnia 20.03.2014 r. do godziny 12:00.
Nie dopuszcza się składania ofert faksem i drogą elektroniczną (skan oferty).
V. Termin związania ofertą
Oferent związany jest ofertą przez 30 dni od dnia złożenia oferty.
VI. Sposób porozumienia się Zamawiającego z oferentami
- Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktów z oferentami jest
p. Krystyna Kończal tel. 723 055 723
Kontakt w dni robocze w godzinach 900– 1700
2. Wszelkie pytania i wątpliwości związane z niniejszym postępowaniem należy zgłaszać w formie pisemnej na adres mailowy krystb@poczta.onet.pl do dnia 18.03.2014 r.
VII. Oferta
- Oferta powinna być sporządzona czytelnie w języku polskim i umieszczona w zaklejonej kopercie z podaniem danych adresowych oferenta i adnotacją:
„Dotyczy zapytania ofertowego – wynajem sali i catering – Projekt „Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych”
- Oferta powinna zawierać:
- wypełniony formularz ofertowy (zał. nr 1);
- wypełnione i podpisane oświadczenie Wykonawcy o nie powiązaniu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (zał. nr 2).
- Dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów koniecznych (pkt. II.2) oraz kryteriów oceny.
W przypadku ich braku oferta zostanie odrzucona ze względów formalnych lub nie zostaną przyznane punkty oceny merytorycznej.
- Powyższe dokumenty i oświadczenia muszą być w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. Brak powyższych informacji lub ich niezgodność z zapytaniem ofertowym stanowić będzie o odrzuceniu oferty z powodów formalnych.
- Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
VIII. Ocena ofert
- Ocena ofert jest dwuetapowa: I etap – ocena formalna i II etap – ocena merytoryczna.
- Ocena formalna ma na celu sprawdzenie czy oferty spełniają formalne wymagania wynikające z treści zapytania ofertowego.
- Zamawiający odrzuca oferty, jeżeli:
1) oferta została złożona po wyznaczonym terminie lub/i w niewłaściwym miejscu,
2) do oferty nie załączono wszystkich wymaganych dokumentów wymienionych w pkt. VII,
3) oferta nie jest zgodna z wymaganiami wynikającymi z zapytania ofertowego.
- Oferty spełniające kryteria oceny formalnej zostaną dopuszczone do oceny merytorycznej
i wyboru oferty najkorzystniejszej. - Kryteria oceny i ich znaczenie:
Kryteria oceny i ich znaczenie: Cena – 100 % wyliczana wg wzoru:
Cena oferowana brutto najtańszej oferty
Ilość punktów = —————————————————————– x 100
Cena ofertowa brutto ocenianej oferty
- Porównaniu podlegać będą Oferty pod względem ceny.
- Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z oferentami, których oferty zostały wybrane.
- Zamawiający niezwłocznie po wybraniu oferty albo zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru, powiadamia oferentów o ich wynikach albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.
- Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy.
Postanowienia końcowe
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
– odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyny,
– zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
– zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,
– żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania,
– wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia.
- Zamawiający od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia.
Załączniki:
- Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1);
- Wypełnione i podpisane oświadczenie Wykonawcy o nie powiązaniu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (załącznik nr 2);
- propozycja jadłospisu (załącznik nr 3);
………………………..………………..
Zamawiający
Załącznik nr 1
Formularz oferty
Imię i nazwisko Wykonawcy…………………………………………………………………………………………..
Adres Wykonawcy: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nr telefonu…………………………………………………………………………………………………………………
Nr faksu ……………………………………………………………………………………………………………………..
E-mail: ……………………………………………………………………………………………………………………….
Nr NIP ………………………………………………………………………………………………………………………..
Nawiązując do zaproszenia do złożenia oferty na Usługę:
a) wynajem sali konferencyjnej dla 60 osób w dniu 10 kwietnia 2014r., w godz. od 9:00 do 15:00
b) przygotowanie i obsługa cateringu dla 60 osób podczas Corocznego Spotkania NGO powiatu włodawskiego w ramach projektu Włodawskie Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych
oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami opisu przedmiotu za cenę
Cena wynajmu sali konferencyjnej (koszt) brutto …………………………………… PLN
(słownie………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..)
w tym podatek VAT w wysokości ………………… PLN ………………… %
Cena za przygotowanie i obsługę cateringu dla 60 (koszt) brutto …………………………………… PLN
(słownie………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..)
w tym podatek VAT w wysokości ………………… PLN ………………… %
Razem: …………………………………………………. PLN (słownie ………………………………………………………………………………………)
- Oświadczam, że zapoznałem się z Zaproszeniem do składania ofert i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz, że zdobyłem konieczne informacje do przygotowania oferty.
- Jestem związany/a niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.
……………………..……………………………….
Data i podpis
Załącznik Nr 2
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
Oświadczam, że nie jesteśmy/ nie jestem podmiotem powiązanym z zamawiającym osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
………………………………. ………………………………………
/miejscowość i data/ /pieczęć Wykonawcy/
Załącznik Nr 3
PROPOZYCJA MENU:
1. Dania zimne:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2. Dania gorące:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
3. Ciasta i napoje:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
4. Owoce:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………